====== Организация работы торговой точки ====== ===== Подготовка к работе ===== Подготовка к работе проходит в несколько этапов. При работе с фискальным регистратором вначале нужно: - Подключить устройства к компьютеру; - Установить драйвера фискального регистратора и дисплея покупателя (для последнего, диск с драйвером может не входить в поставку, тогда драйвер нужно самостоятельно скачать с сайта производителя [[http://shtrih-m.ru]]); - Настроить работу с данными устройствами с помощью соответствующих утилит "Тест драйвера". При работе со сканером штрих-кодов (рекомендуются с подключением по USB) нужно подключить его к компьютеру, включить в нём использование префикса и задать значение префикса (рекомендуется тильда «~», код 126). В списке [[admin:administration#глобальные_переменные|глобальных переменных]] определить значения переменных: * plkasvid --- тип кассового аппарата: * Автономный; * Штрих-ФР-К. * plktablo --- надпись на табло покупателя в режиме ожидания; * pl_prefix --- префикс сканера (рекомендуется «~»). Заполнить справочник кассовых аппаратов. После этого необходимо определить закреплённый за данным рабочим местом кассовый аппарат. Это делается в "Индивидуальных настройках системы", переменная "Закреплённый кассовый аппарат" (plskassa) --- значение выбирается из справочника. Заполнить справочники кассиров розницы и видов оплат розницы, при необходимости (при работе с ФР) выполнив в них запись данных в ФР. Очевидно, что если справочники уже заполнены и получены, например из центрального офиса, то соответсвующие пункты подготовки опускаются. ===== Справочники розницы ===== ==== Список кассовых аппаратов ==== Содержит записи о кассовых аппаратах предприятия. Кассовые аппараты могут быть трёх видов: * A --- автономный кассовый аппарат, не подключён к компьютеру; * F --- фискальный регистратор Штрих-ФР-К; * G --- условный кассовый аппарат для оформления возвратов по гарантии. Для записей о фискальных регистраторах (F) обязательно нужно указать поля "Пароль системного администратора" и "Уникальный номер", причем в поле "Уникальный номер" должен быть указан **заводской** номер аппарата. ==== Список кассиров розницы ==== Содержит информацию о кассирах розницы. Поля "Код (Минск)" и "Пароль" используются для авторизации кассиров в интерфейсе кассира. Дополнительные кнопки: * "Печать бейджика" --- служит для печати бейджей продавцов со штрих-кодами, с помощью которых кассиры могут авторизоваться посредством сканера штрих-кодов без ввода пары код/пароль. * "Фотографии сотрудников" --- кнопка управляет видимостью панели с фотографиями сотрудников. * "Перезаписать список кассиров в ФР" --- доступна только при работе программы с использованием фискального регистратора (см. подготовка к работе) записывает в ФР данные о кассирах данной торговой точки (определяются по полю "Отдел"). Перед, непосредственно, записью список можно будет откорректировать в появившемся окне. ==== Список видов оплат розницы ==== В данном справочнике содержится информация о видах оплат, определённых и задействованных для использования в розничной торговле. При работе программы с ФР в этом окне доступна кнопка "Сохранить оплаты в ФР", которая записывает определённые в справочнике виды оплат в фискальный регистратор. :!: При этом вид оплаты с кодом 0 зарезервирован за **Наличными** средствами и не может быть изменён. ===== Инструменты настройки и обслуживания ===== Помимо прочих инструментов, в подсистеме розничной торговли есть два специфических инструмента. ==== Управление ФР ==== {{:kassa.kfrmng.png?nolink|}} В этом окне собрано несколько нужных при работе с ФР функций: * "Отмена чека администратором" --- кнопка отменяет, открытый в ФР чек; * "Клише и рекламные строки" --- в блоке содержатся поле ввода для текста (для рекламного текста максимум 3 строки, для клише --- 4); флажок "Выровнять по центру" --- при его взведении все строки из поля перед записью будут выровнены по центру, т.е. дополнены с начала нужным количесвом пробелов; кнопки "Записать клише" и "Записать рекламные строки" выполняющие соответствующие действия, после которого в поле ввода устанавливается реально записанный таблицы ФР текст. Если оставить поле ввода пустым и нажать "Записать рекламные строки" --- вывод рекламных строк будет отключён. * "Дата и время ФР" --- в блоке содержатся: * "Записать текуще дату и время" --- кнопка устанавливает в ФР дату и время равными текущим; * "Автоматич. перевод" --- управляет опцией ФР автоматического перехода на летнее/зимнее время. ==== Проверка сканера ==== {{:kassa.test.scan.png?nolink|}} Вызывается "Настройки пользователя" -> "Проверка сканера". В окне отображается текущая настройка префикса сканера, и содержатся поля ввода для проверки того, что программа получает от сканера и как на это реагирует. ===== Работа кассира розницы ===== До начала открытия смены, возможно, необходимо проверить наличие новых приказов по ценам (сверьтесь с регламентом организации). В этом случае нужно запустить [[обмен в распределенной базе данных]] и принять обновления. Если в списке принятой информации были приказы по ценам, необходимо занести цены из приказа в основной прейскурант. Для этого: нужно войти в меню "Цены, прейскуранты, дисконтные карты" -> "Приказы по ценам розницы", при этом появляется список приказов по ценам. При наличии нового приказа, необходимо распечатать ценники на позиции, на которые есть изменения цен. Для этого: * Открыть спецификацию приказа при помощи кнопки {{:acena1.png?nolink}} "Спецификация приказа для торговой точки"; * При помощи кнопки {{:ayes.png?nolink|}} "Выбор группы для изменения спецификации приказа" отметить имеющиеся в наличии товарные позиции, выбрав в открывшемся меню "Выбрать наличие в остатках"; * Нажать кнопку {{:aprint2.png?nolink|}} "Печать этикеток отмеченных ТМЦ". Для обновления цен в программе необходимо: * Выделить курсором строку с нужным приказом; * Нажать кнопку {{:acenr.png?nolink}} "Занести цены приказа в основной прейскурант" и подтвердить обновление цен, нажав {{:ayes.png?nolink}} в заголовке; * После этого запустить функцию "Розница" -> "Подготовка цен и остатков ТМЦ для касс розницы" и нажав {{:ayes.png?nolink}}, начать расчет. ==== Открытие кассового сеанса ==== Работа кассира розницы начинается с открытия кассового сеанса. Производится оно в интерфейсе "Реестр кассовых отчётов", вызываемом одноимённым пунктом блокнота. При добавлении нового сеанса (F5) предлагается выбрать A/F или G отчёт будет создан. При этом отчёты видов F и G могут быть открыты только в одном экземпляре. Если в данный момент возможно создание отчёта только одного типа, запрос не выдаётся. В появившемся окне нужно выбрать нужный кассовый аппарат (Ctrl+Enter). Распространёнными ошибками при открытии F отчёта являются: * "Нет связи с ФР" --- ФР не подключён к компьютеру или выключен; * "COM-порт не доступен" --- с ФР работает другая программа (например тест драйвера); * "Смена открыта более 24 часов" --- не закрыт предыдущий сеанс данного ФР. {{:kassa.reports.png?nolink|}} ==== Продажа ==== Кнопка {{:akorzina.png?nolink|}} "Начать продажу" (F7) открывает интерфейс кассира, предварительно запросив штрих-код кассира или его код+пароль. При разработке этого интерфейса ставилась задача обеспечить возможность работы в нём используя исключительно клавиатуру. {{:kassa.ui.png?nolink|}} Сразу после открытия окна, курсор становится на поле ввода артикула. Для добавления позиции в чек можно ввести артикул следующими способами: * вручную; * сканером штрих-кодов; * выбрать из списка по клавише F4; * выбрать из справочника ТМЦ (F7). Если у товара есть IMEI (телефон), его обязательно указать. Т.о. ввод такой позиции осуществляется следующими путями: * считывание сканером штрих-кода IMEI (артикул вводится автоматически, товар сразу переносится в чек); * считывание сканером штрих-кода артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка; * ручной или по F4/F7 ввод артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка. Если ввести IMEI невозможно, чек необходимо аннулировать (Ctrl+F12). После ввода артикула нужно нажать Enter --- активным станет поле ввода количества (где уже введено число 1). Введя количество, следует снова нажать Enter --- позиция будет добавлена в чек, общая сумма чека будет пересчитана. При продаже товара с IMEI в поле количество товара автоматически проставляется единица (изменить данное количество невозможно без введения нового IMEI). Для редактирования чека нужно перейти в список клавишей F6. После чего, перемещаясь по нему клавишами управления курсором, можно редактировать некоторые поля (например, "Количество"). Для удаления текущей позиции служит клавиша F8. Для заполнения оплат, нужно перейти в список оплат в интерфейсе (клавиша F9) и указать суммы полученных от клиента средств в графах соответствующих оплат. :!: Сумма по карточке не может превышать сумму чека. При заполнении оплат в левой части окна, под общей суммой чека отображаются графы "Получено" и "Сдача" с суммами полученных средств и требуемой сдачи. Если оплаты не заполнены, считается что полученная сумма равна общей сумме чека. После заполнения чека, его нужно утвердить (F12). Особенности: * Если используется ФР, то регистрация в нём происходит именно момент утверждения. Если в ФР произойдёт неполадка и чек в нём не зарегистрируется, то чек не будет утверждён и в Alibi. * Значение глобальной переменной plkexit определяет будет ли интерфейс кассира закрыт после утверждения чека (1) (полезно, если за одним рабочим местом работают несколько кассиров) или нет (0). Корректировка утверждённых чеков невозможна. === Продажа услуг === На услуги в программе установлена минимальная фиксированная цена. Поэтому при продаже услуг, если цена продажи услуги отличается от установленной минимальной цены, необходимо перейти в чек при помощи клавиши F6 и проставить цену продажи вручную. === Продажа услуг с фиксированной ценой === При продаже таких услуг (например, фотоуслуг) цена берется из действующего прейскуранта и не корректируется. === Назначение основных клавиш === * F4 --- изменить артикул, IMEI, цену; * F5 --- добавить новый артикул; * F6 --- перейти в чек; * F7 --- выбрать артикул из справочника; * F8 --- удалить строку чека; * F9 --- указать виды оплат чека; * F11 --- применить дисконтную карту; * Ctrl + F11 --- отменить скидки; * F12 --- утвердить чек; * Ctrl + F12 --- отменить чек. ==== Возвраты от покупателей ==== В случае если в программе есть чек продажи возвращаемого товара: * Начать возврат --- {{:aexport.png?nolink|}} комбинация клавиш CTRL+F7; * сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль; * появляется список чеков для возврата, в котором необходимо найти чек, по которому была оплата возвращаемого товара. В списке возможен поиск (клавиша F3) по любым параметрам (артикул, цена товара, № чека, IMEI и т.д.) (выбор найденного чека CTRL+ENTER). При этом для возврата предлагаются все товарные позиции из этого чека; * при помощи клавиши F8 (удаление) в этом чеке нужно удалить те товарные позиции, которые клиент не возвращает, оставив, таким образом, в чеке только тот товар, который подлежит возврату; * провести возврат по кассовому аппарату и утвердить чек в программе без вхождения в оплаты по чеку. В том случае, если в программе нет чека продажи возвращаемого товара, возврат проводится следующим образом: * начать возврат --- {{:aexport.png?nolink|}} комбинация клавиш CTRL+F7; * сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль; * после появления списка чеков для возврата, нажать Esc для появления окна возврата; * при помощи клавиши F7 открыть номенклатурный справочник ТМЦ и найти в нём любым доступным способом возвращаемый товар. Поиск (клавиша F3) возможен по артикулу, наименованию и т.д. Доступен также поиск по штрих-коду (необходимо нажать {{:aprice1.png?nolink|}} "Поиск по штрих-коду" и считать штрих-код с этикетки товара); * ввести найденную товарную позицию в чек возврата --– комбинация клавиш Ctrl+Enter; * в случае, если с момента продажи товара на него изменилась цена (любой возврат проводится обязательно по цене, действовавшей на момент продажи), необходимо спуститься в чек (F6), вести цену продажи и утвердить чек. === Назначение основных клавиш в окне возвратов === * Esc --- закрыть окно; * F2 --- сортировка; * F3 --- поиск по вхождению; * Ctrl+F3 --- поиск; * Ctrl+End --- в конец; * Ctrl+Home --- в начало; * Ctrl+Enter --- выбор из справочника. ==== Закрытие смены ==== Снятие X-отчёта ФР: * выделить строку текущего отчета; * нажать кнопку {{:atxt.png?nolink|}} "Напечатать X-отчёт". При закрытии смены снимается Х-отчет по кассовому аппарату или ФР, сверяется с итогами чековой ленты в программе. Для получения итогов чековой ленты нужно: * выделить строку текущего отчета; * нажать кнопку «посмотреть чеки» на панели инструментов реестра кассовых отчетов --- откроется спецификация кассового отчета; * нажать F7 (контрольные суммы чеков), выбрать строку «итоговые цифры» (на экране появится отчет с итогами чековой ленты, где строка «Сумма продаж» должна быть равна строке «Итог за смену» Х-отчета кассового аппарата, «Сумма чеков» должна быть равна строке «Наличные в кассе» Х-отчета кассового аппарата). Можно приступать к закрытию смены. Закрытие смены при работе с автономным кассовым аппаратом: * выделить строку с текущим отчетом, нажать F4; * проставить в соответствующем столбце номер Z-отчета, аналогичный номеру Z-отчета по кассовому аппарату; * далее в столбце «Закрыт» нажать клавишу F4, либо правую клавишу мыши, и в появившемся календаре выбрать дату закрытия отчета (возможна только текущая дата); * после чего нажать "Утвердить". Z-отчеты в программе должны закрываться своевременно, сумма по отчету должна совпадать с суммой Z-отчета кассового аппарата. После закрытия отчета никакие корректировки в нем невозможны. * после закрытия Z-отчета необходимо создать отчет о рознице: нажать кнопку {{:acena1.png?nolink}} "Посмотреть отчёты о рознице по кассовому сеансу", в появившемся списке выбрать вариант "Создать отчет". Закрытие смены при работе с ФР: * выделить строку с текущим отчетом; * нажать кнопку {{:alock.png?nolink|}} "Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчёт о рознице"; * программа запрашивает: «Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчет о рознице?» нужно ответить «Да». :!: Внимание: закрыть **пустой F сеанс** (при работе с Штрих-ФР-К) нельзя, такой сеанс придётся удалить. При формировании сводного отчета по рознице программа автоматически разделит Z-отчет на два сводных отчета. В одном из них будут содержаться продажи ТМЦ (отчет попадает в меню «Отчеты по рознице ТМЦ»), во втором --- продажи услуг и первоначальные взносы по кредитам (отчет попадает в меню «Отчеты по продаже услуг»). ==== Продажи по безналичному расчету ==== Создание счета-фактуры: * входим в меню в меню «Розница» -> «Продажа по б/н расчету»; * В зависимости от того, на что выписывается счет-фактура (товар или услуги) открываем: * в меню «Счета-фактуры на ТМЦ», если счет выписывается на товар, * в меню «Счета-фактуры на услуги», если счет выписывается услуги. * добавляем счет-фактуру --– клавиша F5, появляется строка со счетом-фактурой; * далее нажимаем "Утвердить". В появившемся окне счета номер (в формате год, месяц, текущая дата и через подчеркивание порядковый номер счета-фактуры за текущий день), дата и номер вашего подразделения проставляются автоматически; * проставить операцию отгрузки по б/р (выбор из справочника операций --– нажатие «…» в строке «Операция») и реквизиты партнера (выбор из справочника партнеров --– нажатие «…» в строке «Получатель»); * в открывшемся справочнике партнеров-клиентов возможен поиск при помощи клавиши F3. Выбор из справочника --– двойной клик левой клавишей мыши, при этом реквизиты партнера попадают в вашу с/ф; * добавить товар в счет-фактуру --– клавиша F5. При этом появляется номенклатурный справочник ТМЦ; * ограничить номенклатурный справочник списком товаров, имеющихся в наличии на текущей ТТ --- кнопка "Показать только имеющиеся в наличии", поиск в справочнике возможен по нажатию клавиши F3. Также возможен поиск по штрих-коду --- кнопка "Поиск по штрих-коду"); * найденный любым вышеперечисленным способом товар пометить пробелом, найти следующую позицию, тоже отметить пробелом и т.д. * после того, как отмечены все товарные позиции, которые необходимо внести в с/ф, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter, при этом появляется дополнительное окно «выбор корзин ТМЦ для ТТН» со списком выбранного товара, в котором нужно проставить количество по каждой товарной позиции; * для внесения этого списка в счет-фактуру, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и закрыть окно с номенклатурным списком ТМЦ; * после чего вернуться к готовому счету, который необходимо сохранить, нажав соответствующую кнопку в нижнем левом углу счета-фактуры; * для распечатки готового документа, необходимо нажать кнопку {{:aprint.png?nolink|}} --- «Печать документа», в появившемся окне «Реквизиты ТТН» еще раз нажать кнопку {{:aprint.png?nolink|}} --- «Печать по свободной форме»; * при печати с/ф на услуги в появившемся списке шаблонов выбираете «Счет-фактура по услугам», при печати с/ф на товар --- «Счет-фактура по ТМЦ с ННП», при печати счета на услуги связи --- «Акт оказанных услуг»; * выписанный по счету-фактуре товар необходимо снять с продажи и отложить до оплаты клиентом (счет-фактура должна быть оплачена в течение пяти банковских дней). Информация об IMEI в счета-фактуры не добавляется. ==== Отгрузка по безналичному расчету ==== После оплаты счета клиентом и предоставлением им документов, необходимых для получения товара, оплаченного по б/р, необходимо: * войти в меню «Розница» -> «Продажа по б/н расчету»; * выделить курсором соответствующую счет-фактуру и отгрузить ее (кнопка {{:acar.png?nolink|}} "Отгрузить (создать отгрузочную накладную)"); * после открытия дополнительного окна «Оформить отгрузку получателю по счету-фактуре», в нём необходимо заполнить следующие строки: * серия бланка --- прописать серию бланка ТН, на котором будете печатать; * № --- номер бланка ТН. * далее нажать кнопку "Отгрузить", после чего открывается окно «Отгрузка получателю». При наличии в счете товаров с заводскими номерами (IMEI), в документ отгрузки необходимо добавить информацию об этих номерах IMEI. Для этого: * выделяем курсором строку с телефоном, нажимаете кнопку {{:aimei.png?nolink|}} "IMEI", * в появившемся окне «просмотр-ввод списка IMEI» нажимаете клавишу F5, * выбираете из списка IMEI, соответствующий отгружаемому телефону, * закрываете данное окно и записываете изменения. (Таким же способом вводится информация про номер IMEI каждого товара в счете, имеющего заводской номер.) * Распечатать накладную. Для этого нажать знак принтера (кнопка "Печать документа") и в появившемся окне «Реквизиты ТТН» внести все необходимые для выписки ТН данные: * в строке «Грузоотправитель» автоматически проставляются реквизиты вашей ТТ; * в строке «Грузополучатель» автоматически проставляются реквизиты компании-покупателя; * в строке «Основание (договор)» необходимо прописать № с/ф и дату ее выписки (при отгрузке ТМЦ или услуг компаниям-нерезидентам дополнительно еще в скобках указать № договора на поставку и дату его заключения); * в строке «Цель приобретения» необходимо выбрать из списка цель, например, «Для собственного производства и (или) потребления»; * в строке «Прейскурант» указать № действующего прейскуранта и дату его введения; * при получении товара по доверенности в строке «Доверенность» указывается № доверенности и дата ее выписки. В строке «ФИО, должность» прописываются в следующем порядке должность, фамилия, имя, отчество доверенного лица. Строка «Принял» не заполняется; * при получении товара руководителем организации без доверенности (обязательно наличие удостоверения руководителя и печати организации), строка «Доверенность» не заполняется. В строке «ФИО, должность» в определенном порядке прописываются должность, фамилия, имя, отчество полностью руководителя организации. В строке «принял» прописываются должность, фамилия, имя, отчество руководителя; * в строке «Разрешил» прописывается должность и фамилия, имя, отчество полностью руководителя ТТ; * в строке «Сдал» прописывается должность, фамилия, имя, отчество полностью сотрудника ТТ, выписывающего ТН; * после заполнения всех необходимых строк в меню «Реквизиты ТТН», необходимо нажать кнопку «Печать по свободной форме»; * в появившемся списке шаблонов документов выбрать соответствующий вашему бланку накладной шаблон (для печати на бланке ТН --- шаблон «Вертикальная ТН с ННП» для отгрузки товара, шаблон «Товарная накладная (ТН)» --- для отгрузки услуг). Для выбора соответствующего шаблона необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и в появившемся списке выбрать меню «Просмотр»; * проверить правильность заполнения ТН и при отсутствии ошибок отправить ее на печать. Сформированная накладная автоматически перемещается в меню «Розница», «Продажа по б/н расчету», «Реестр документов по отгрузке ТМЦ» (накладные на отгрузку товара) или «Реестр документов по отгрузке услуг» (накладные на отгрузку услуг).