Классификаторы представляют собой выраженные в определенных символах уровни организационно-территориальной структуры компании, ее видов деятельности, товарно-материальных ценностей или услуг, контрагентов, бухгалтерских и управленческих счетов с субсчетами нескольких уровней, партнеров-контрагентов.
В стандартном блокноте группа функций классификаторы логично занимают первую позицию. С них начинается работа с ситемой. Имеется в виду именно стандартный блокнот, потому что пользователь может достаточно легко видоизменить его, и сделать таким, какой представляется ему более удобным. В системе содержится целая группа классификаторов, описывающих ту нормативно-справочную информацию, к которой система постоянно обращается в процессе работы.
Если классификаторы созданы, работа началась, и определенный объем данных уже внесен в базу, изменение классификатора, что называется, чревато. Все запутывается, пользователь получает не ту информацию, которая ему нужна, потому что до изменений под нынешним кодом оборудования могли числиться канцтовары. Мы не случайно говорили о желательности продумать удобные классификаторы заранее. Однако все предусмотреть заранее просто невозможно, поэтому дополнения (что проще) и изменения в классификаторах практически неизбежны. Однако это весьма ответственная процедура, которую следует не менее тщательно продумать. Для того, чтобы в системе осталась подробная персонифицированная история изменений классификаторов, а так же для того чтобы можно было в справочниках автоматически заменить старые коды на новые в системе существует специфическая группа функций «Протоколы изменений классификаторов». На рисунке изображена таблица протокола изменения классификатора ТМЦ, в нижней части которой дана короткая инструкция о том, что нужно сделать, чтобы измененный код группы ТМЦ распространился на все номенклатурные позиции, входящие в эту группу. После этого появится сообщение о количестве внесенных изменений.
«Техника» (или процедура нажатия кнопок) при внесении данных в классификаторы и их редактировании несколько отличается от процедуры при выполнении подавляющего большинства других функций. Это связано со спецификой классификаторов, в которых необходимо учитывать подчиненность (вложенность уровней). Кроме того, процедура построена так, что ее можно осуществить, только отдавая себе отчет в том, что ты делаешь, что немаловажно, когда запись делается раз и навсегда (или почти навсегда).
Итак, у вас есть полное представление о том, как должен выглядеть будущий классификатор, осталось позаботиться о том, чтобы так же он выглядел и в системе Alibi.
Щелкнув мышью по строке главного меню Классификаторы, мы «разворачиваем» эту группу функций и видим перечень всех классификаторов, предусмотренных в системе, о каждом из которых уже вкратце говорилось. То, что открывшиеся строки не выделены жирным шрифтом, говорит о том, что дальше ничего разворачиваться не будет – это и есть функции, работающие в системе.
Первый раз щелкнув мышью по строке с названием того классификатора, котоый вы решили начать заполнять, вы получите сообщение:
Открывается таблица классификатора, только вместо готового классификатора в ней всего одна запись именно такого содержания: «Первая запись». Чтобы ее изменить, нужно, находясь курсором на этой записи в левой части таблицы, нажать правую кнопку мыши, и из открывшегося меню
выбрать «редактировать».
При этом в верхней части таблицы появляется строка редактирования
в которую мы и будем вносить запись с клавиатуры.
Курсор мигает перед буквой Z, которая пока заменяет символ кода той записи, которая в настоящий момент будет редактироваться. Если бы в описании формата классификатора на этом (первом) уровне было предусмотрено два знака, можно было бы задать двузначный код. В данном случае мы можем присвоить нашей записи любой однозначный код, например 1. В следующей ячейки вместо текста «первая запись», напишем наше наименование класса, например, «Товары», если это классификатор ТМЦ. Затем нужно утвердить свою запись с помощью кнопки (всплывающая подсказка о назначении этой, как и любой другой, кнопки появляется, когда по ней движется курсор). Строка редактирования исчезает, а первая запись приобретает тот вид, который нужен.
Чтобы дополнить классификатор следующей записью, например, равноправным с товарами классом ТМЦ, снова нажмем правую кнопку мыши, находясь на пока единственной имеющейся записи, а в появившемся меню выберем функцию «добавить равноправное».
Снова появляется строка редактирования, в которой скопирована запись, на которой мы находились, вызывая меню. Система не позволит присвоить новому классу код, который уже есть в справочнике, возвращая пользователя на исходные позиции до тех пор, пока на место символа Z он не поставит что-нибудь кроме единицы (в нашем примере). Поставим код 2 и наименование класса «Материалы». Как и в предыдущем примере утвердим запись. Чтобы внести в классификатор группы внутри уже имеющегося класса, например, разбить материалы на ГСМ, сырье и прочие, которые в свою очередь разделим на канцтовары и хозяйственные принадлежности. Для этого, нажав правую кнопку мыши, находясь на строке родителя («Материалы»), выберем функцию «добавить подчиненное». При этом в строке редактирования первый символ кода новому классу уже присвоен, это код родителя (в нашем примере 2). В остальном процедура ничем не отличается от уже описанной. После утверждения подчиненной записи классификатор приобретает вид дерева. Чтобы следом за ГСМ внести в классификатор сырье, можно снова сделать это как добавление подчиненного к материалам, так и как добавление равноправного к ГСМ. Если вы что-то напутали, можно не утверждать запись и вернуться на исходные позиции с помощью расположенной рядом кнопки «отменить изменения». В итоге классификатор из нашего примера примет вид как на рисунке:
Следует отметить, что утверждение каждой записи в отдельности еще не означает окончательного утверждения внесенных в классификатор изменений. В работе с такими основополагающими справочниками системы, как классификаторы, заложен принцип «Семь раз отмерь». Чтобы утвердить изменения, следует или щелкнуть по сообщению «Изменено!», после чего подтвердить, что вы готовы утвердить ВСЕ внесенные изменения, либо просто попытаться выйти из таблицы, нажав , и опять же в появившемся диалоговом окне подтвердить свое решение.