Классификаторы

Классификаторы представляют собой выраженные в определенных символах уровни организационно-территориальной структуры компании, ее видов деятельности, товарно-материальных ценностей или услуг, контрагентов, бухгалтерских и управленческих счетов с субсчетами нескольких уровней, партнеров-контрагентов.

В стандартном блокноте группа функций классификаторы логично занимают первую позицию. С них начинается работа с ситемой. Имеется в виду именно стандартный блокнот, потому что пользователь может достаточно легко видоизменить его, и сделать таким, какой представляется ему более удобным. В системе содержится целая группа классификаторов, описывающих ту нормативно-справочную информацию, к которой система постоянно обращается в процессе работы.

  • Структура предприятия (подразделения) — Этот классификатор содержит описание внутренней структуры предприятия. Классификатор имеет многоуровневую структуру для наиболее полного описания всех структурных подразделений предприятия (филиалов, магазинов, отделов, цехов и т.д.) и взаимоотношений между ними.
  • Места хранения (склады) — Классификатор описывает места хранения материальных ценностей. На вершине «дерева» этого классификатора предприятие в целом, детализироваться вниз классификатор может вплоть до конкретных материально-ответственных лиц.
  • Направления деятельности (ЦФО) — Не следует путать этот классификатор со структурой предприятия. Здесь речь идет именно о направлениях деятельности, результаты которой подразумевается отдельно анализировать. Одно структурное подразделение может работать в разных направлениях и в то же время несколько структурных подразделений могут заниматься одним видом деятельности. Если на вашем предприятии все значительно проще, и есть только одно направление деятельности – можно ограничиться только классификацией по подразделениям.
  • Классификатор партнеров (регионы) — «Отсортировав» своих контрагентов по географическому признаку, можно проанализировать результаты взаимоотношений с поставщиками или покупателями в таком же разрезе. Несколько особняком в этом классификаторе стоят две категории: сотрудники (подотчетные лица) и категория «первая запись (разовый клиент)». Заполнение реквизитов партнера, отнесение его к той или иной категории – достаточно ответственное дело и его лучше поручить работнику с соответствующей квалификацией и полномочиями. А работнику низового звена, допустим, принимающему заказы по телефону и не нашедшему клиента в уже имеющемся справочнике, могут быть даны полномочия вносить новых партнеров с только этой («первая запись») категорией. После этого такие записи обработает менеджер соответствующего уровня, переведет в соответствующие категории, а ненужные удалит.
  • Классификатор партнеров (карточки) — Клиентоориентированым компаниям, как правило, нужен более глубокий, чем просто географический, уровень анализа своих продаж в разрезе клиентов. Для этого существует еще один классификатор для типов договоров с контрагентами, который можно сделать гораздо разветвленнее, чем просто поставщик/покупатель. Опять же все диктуется тем, как компания хочет строить мониторинг своих продаж: можно предусмотреть деление карточек клиентов по отраслевой принадлежности, стажу сотрудничества с ним, закрепленному менеджеру, по тому, как этот партнер узнал о вашей компании (чтобы анализировать эффективность рекламы) и т.д. Классификация по типам договоров помогает быстро отсечь большой объем ненужной информации. Если вас интересует состояние ваших взаиморасчетов с поставщиками, вы укажете в параметрах отчета только тип договоров «Поставщики», если при этом вас не интересует задолженность за юридические консультации, конкретизизируете тип до уровня «Поставщики товаров», а если при этом вас интересуют только заграничные поставщики – воспользуетесь региональным классификатором, например «Дальнее зарубежье». Один партнер может быть одновременно и вашим арендодателем, и покупателем вашей продукции. Заведя на него две карточки с разными типами договоров, вы сможете отдельно отслеживать ваши взаиморасчеты с ним.
  • План счетов бухгалтерский — При всем том, что существует обязательный типовой план счетов бухгалтерского учета, какие-то варианты его применения оставлены «субъекту хозяйствания». В частности, ему решать – какие счета должны быть «развернутыми» (с выведением сальдо по партнерам), на какие счета «автоматом» будут относиться курсовые разницы с этих счетов, сколько иметь уровней субсчетов, как их назвать и т.п., поэтому, о том как должно выглядеть бухгалтерское «дерево», тоже следует серьезно подумать. Увлекаясь созданием десятков субсчетов в погоне за аналитикой, можно существенно затруднить себе же ведение учета – ведь как правило, каждый субсчет нужно «закрыть» отдельной проводкой. В системе имеется достаточно много других инструментов для сколь угодно глубокой аналитики.
  • План счетов управленческий — В системе реализована возможность параллельно с бухгалтерским вести учет с использованием другой учетной политики. Под нее создается свой план счетов, как правило он проще бухгалтерского. В основу можно положить международные стандарты, либо сугубо собственные представления и ту форму конечного управленческого баланса, который хотят видеть собственники.
  • Классификатор ТМЦ, услуг, продукции — Это создаваемое вами описание товаров, материалов, продукции, услуг. В карточке ТМЦ оно присутствует обязательно. Это многоуровневый классификатор. На самом верхнем уровне можно провести глобальное деление, например, основные средства, услуги, покупные товары, продукция собственного производства, нематериальные активы. Далее эти категории целесообразно поделить на группы, которые делятся в свою очередь на подгруппы. Уровень вложенности классификатора определяется пользователем и, как уже говорилось, описывается в начальных настройках. Каждая позиция ТМЦ или услуг затем относится к какой-либо группе путем выбора из созданного классификатора ТМЦ соответствующего ей кода в поле «Код» карточки ТМЦ. В качестве символов кода могут выступать как цифры, так и буквы. Учитывая то, что номенклатура ТМЦ может быть очень обширной, и прогресс ведет только к увеличению ассортимента, такой классификатор просто необходим, без него можно элементарно запутаться. Классификатор ТМЦ, услуг, продукции создает возможность для целого пласта дополнительной аналитики с одной стороны, и облегчает поиск позиции ТМЦ при огромном количестве наименований в справочнике с другой стороны.
  • Классификатор ТМЦ бухгалтерский — Как уже говорилось, этот классификатор может очень помочь бухгалтеру для расшифровки счетов и субсчетов учета оборотными ведомостями, составления инвентаризационных ведомостей и т.п. Ничего не мешает одной и той же позиции ТМЦ занимать в общем классификаторе свое место, исходя из его потребительских свойств, а в бухгалтерском – свое, исходя, например, из срока полезного использования или способа отнесения на затраты.
  • Классификатор коллекций продукции — Точно так же ничего не помешает той же номенклатурной позиции безотносительно к двум предыдущем классификаторам занять свое место в третьем классификаторе – коллекций (если, предположим, это мебель), конечно, если такое понятие используется в компании.

Заполнение классификаторов

Если классификаторы созданы, работа началась, и определенный объем данных уже внесен в базу, изменение классификатора, что называется, чревато. Все запутывается, пользователь получает не ту информацию, которая ему нужна, потому что до изменений под нынешним кодом оборудования могли числиться канцтовары. Мы не случайно говорили о желательности продумать удобные классификаторы заранее. Однако все предусмотреть заранее просто невозможно, поэтому дополнения (что проще) и изменения в классификаторах практически неизбежны. Однако это весьма ответственная процедура, которую следует не менее тщательно продумать. Для того, чтобы в системе осталась подробная персонифицированная история изменений классификаторов, а так же для того чтобы можно было в справочниках автоматически заменить старые коды на новые в системе существует специфическая группа функций «Протоколы изменений классификаторов». На рисунке изображена таблица протокола изменения классификатора ТМЦ, в нижней части которой дана короткая инструкция о том, что нужно сделать, чтобы измененный код группы ТМЦ распространился на все номенклатурные позиции, входящие в эту группу. После этого появится сообщение о количестве внесенных изменений.

«Техника» (или процедура нажатия кнопок) при внесении данных в классификаторы и их редактировании несколько отличается от процедуры при выполнении подавляющего большинства других функций. Это связано со спецификой классификаторов, в которых необходимо учитывать подчиненность (вложенность уровней). Кроме того, процедура построена так, что ее можно осуществить, только отдавая себе отчет в том, что ты делаешь, что немаловажно, когда запись делается раз и навсегда (или почти навсегда).

Итак, у вас есть полное представление о том, как должен выглядеть будущий классификатор, осталось позаботиться о том, чтобы так же он выглядел и в системе Alibi.

Щелкнув мышью по строке главного меню Классификаторы, мы «разворачиваем» эту группу функций и видим перечень всех классификаторов, предусмотренных в системе, о каждом из которых уже вкратце говорилось. То, что открывшиеся строки не выделены жирным шрифтом, говорит о том, что дальше ничего разворачиваться не будет – это и есть функции, работающие в системе.

Первый раз щелкнув мышью по строке с названием того классификатора, котоый вы решили начать заполнять, вы получите сообщение:

Открывается таблица классификатора, только вместо готового классификатора в ней всего одна запись именно такого содержания: «Первая запись». Чтобы ее изменить, нужно, находясь курсором на этой записи в левой части таблицы, нажать правую кнопку мыши, и из открывшегося меню

выбрать «редактировать».

При этом в верхней части таблицы появляется строка редактирования

в которую мы и будем вносить запись с клавиатуры.

Курсор мигает перед буквой Z, которая пока заменяет символ кода той записи, которая в настоящий момент будет редактироваться. Если бы в описании формата классификатора на этом (первом) уровне было предусмотрено два знака, можно было бы задать двузначный код. В данном случае мы можем присвоить нашей записи любой однозначный код, например 1. В следующей ячейки вместо текста «первая запись», напишем наше наименование класса, например, «Товары», если это классификатор ТМЦ. Затем нужно утвердить свою запись с помощью кнопки (всплывающая подсказка о назначении этой, как и любой другой, кнопки появляется, когда по ней движется курсор). Строка редактирования исчезает, а первая запись приобретает тот вид, который нужен.

Чтобы дополнить классификатор следующей записью, например, равноправным с товарами классом ТМЦ, снова нажмем правую кнопку мыши, находясь на пока единственной имеющейся записи, а в появившемся меню выберем функцию «добавить равноправное».

Снова появляется строка редактирования, в которой скопирована запись, на которой мы находились, вызывая меню. Система не позволит присвоить новому классу код, который уже есть в справочнике, возвращая пользователя на исходные позиции до тех пор, пока на место символа Z он не поставит что-нибудь кроме единицы (в нашем примере). Поставим код 2 и наименование класса «Материалы». Как и в предыдущем примере утвердим запись. Чтобы внести в классификатор группы внутри уже имеющегося класса, например, разбить материалы на ГСМ, сырье и прочие, которые в свою очередь разделим на канцтовары и хозяйственные принадлежности. Для этого, нажав правую кнопку мыши, находясь на строке родителя («Материалы»), выберем функцию «добавить подчиненное». При этом в строке редактирования первый символ кода новому классу уже присвоен, это код родителя (в нашем примере 2). В остальном процедура ничем не отличается от уже описанной. После утверждения подчиненной записи классификатор приобретает вид дерева. Чтобы следом за ГСМ внести в классификатор сырье, можно снова сделать это как добавление подчиненного к материалам, так и как добавление равноправного к ГСМ. Если вы что-то напутали, можно не утверждать запись и вернуться на исходные позиции с помощью расположенной рядом кнопки «отменить изменения». В итоге классификатор из нашего примера примет вид как на рисунке:

Следует отметить, что утверждение каждой записи в отдельности еще не означает окончательного утверждения внесенных в классификатор изменений. В работе с такими основополагающими справочниками системы, как классификаторы, заложен принцип «Семь раз отмерь». Чтобы утвердить изменения, следует или щелкнуть по сообщению «Изменено!», после чего подтвердить, что вы готовы утвердить ВСЕ внесенные изменения, либо просто попытаться выйти из таблицы, нажав , и опять же в появившемся диалоговом окне подтвердить свое решение.

 
 
Recent changes RSS feed Donate Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki