Подготовка к работе проходит в несколько этапов.
При работе с фискальным регистратором вначале нужно:
Подключить устройства к компьютеру;
Установить драйвера фискального регистратора и дисплея покупателя (для последнего, диск с драйвером может не входить в поставку, тогда драйвер нужно самостоятельно скачать с сайта производителя
http://shtrih-m.ru);
Настроить работу с данными устройствами с помощью соответствующих утилит «Тест драйвера».
При работе со сканером штрих-кодов (рекомендуются с подключением по USB) нужно подключить его к компьютеру, включить в нём использование префикса и задать значение префикса (рекомендуется тильда «~», код 126).
В списке глобальных переменных определить значения переменных:
plkasvid — тип кассового аппарата:
plktablo — надпись на табло покупателя в режиме ожидания;
pl_prefix — префикс сканера (рекомендуется «~»).
Заполнить справочник кассовых аппаратов.
После этого необходимо определить закреплённый за данным рабочим местом кассовый аппарат. Это делается в «Индивидуальных настройках системы», переменная «Закреплённый кассовый аппарат» (plskassa) — значение выбирается из справочника.
Заполнить справочники кассиров розницы и видов оплат розницы, при необходимости (при работе с ФР) выполнив в них запись данных в ФР.
Очевидно, что если справочники уже заполнены и получены, например из центрального офиса, то соответсвующие пункты подготовки опускаются.
Содержит записи о кассовых аппаратах предприятия. Кассовые аппараты могут быть трёх видов:
A — автономный кассовый аппарат, не подключён к компьютеру;
F — фискальный регистратор Штрих-
ФР-К;
G — условный кассовый аппарат для оформления возвратов по гарантии.
Для записей о фискальных регистраторах (F) обязательно нужно указать поля «Пароль системного администратора» и «Уникальный номер», причем в поле «Уникальный номер» должен быть указан заводской номер аппарата.
Содержит информацию о кассирах розницы. Поля «Код (Минск)» и «Пароль» используются для авторизации кассиров в интерфейсе кассира.
Дополнительные кнопки:
«Печать бейджика» — служит для печати бейджей продавцов со штрих-кодами, с помощью которых кассиры могут авторизоваться посредством сканера штрих-кодов без ввода пары код/пароль.
«Фотографии сотрудников» — кнопка управляет видимостью панели с фотографиями сотрудников.
«Перезаписать список кассиров в
ФР» — доступна только при работе программы с использованием фискального регистратора (см. подготовка к работе) записывает в
ФР данные о кассирах данной торговой точки (определяются по полю «Отдел»). Перед, непосредственно, записью список можно будет откорректировать в появившемся окне.
В данном справочнике содержится информация о видах оплат, определённых и задействованных для использования в розничной торговле.
При работе программы с ФР в этом окне доступна кнопка «Сохранить оплаты в ФР», которая записывает определённые в справочнике виды оплат в фискальный регистратор. При этом вид оплаты с кодом 0 зарезервирован за Наличными средствами и не может быть изменён.
Помимо прочих инструментов, в подсистеме розничной торговли есть два специфических инструмента.
В этом окне собрано несколько нужных при работе с ФР функций:
«Отмена чека администратором» — кнопка отменяет, открытый в
ФР чек;
«Клише и рекламные строки» — в блоке содержатся поле ввода для текста (для рекламного текста максимум 3 строки, для клише — 4); флажок «Выровнять по центру» — при его взведении все строки из поля перед записью будут выровнены по центру, т.е. дополнены с начала нужным количесвом пробелов; кнопки «Записать клише» и «Записать рекламные строки» выполняющие соответствующие действия, после которого в поле ввода устанавливается реально записанный таблицы
ФР текст. Если оставить поле ввода пустым и нажать «Записать рекламные строки» — вывод рекламных строк будет отключён.
«Дата и время
ФР» — в блоке содержатся:
«Записать текуще дату и время» — кнопка устанавливает в
ФР дату и время равными текущим;
«Автоматич. перевод» — управляет опцией
ФР автоматического перехода на летнее/зимнее время.
Вызывается «Настройки пользователя» → «Проверка сканера». В окне отображается текущая настройка префикса сканера, и содержатся поля ввода для проверки того, что программа получает от сканера и как на это реагирует.
До начала открытия смены, возможно, необходимо проверить наличие новых приказов по ценам (сверьтесь с регламентом организации). В этом случае нужно запустить обмен в распределенной базе данных и принять обновления.
Если в списке принятой информации были приказы по ценам, необходимо занести цены из приказа в основной прейскурант. Для этого: нужно войти в меню «Цены, прейскуранты, дисконтные карты» → «Приказы по ценам розницы», при этом появляется список приказов по ценам.
При наличии нового приказа, необходимо распечатать ценники на позиции, на которые есть изменения цен. Для этого:
Открыть спецификацию приказа при помощи кнопки
«Спецификация приказа для торговой точки»;
При помощи кнопки
«Выбор группы для изменения спецификации приказа» отметить имеющиеся в наличии товарные позиции, выбрав в открывшемся меню «Выбрать наличие в остатках»;
Нажать кнопку
«Печать этикеток отмеченных
ТМЦ».
Для обновления цен в программе необходимо:
Работа кассира розницы начинается с открытия кассового сеанса. Производится оно в интерфейсе «Реестр кассовых отчётов», вызываемом одноимённым пунктом блокнота.
При добавлении нового сеанса (F5) предлагается выбрать A/F или G отчёт будет создан. При этом отчёты видов F и G могут быть открыты только в одном экземпляре. Если в данный момент возможно создание отчёта только одного типа, запрос не выдаётся. В появившемся окне нужно выбрать нужный кассовый аппарат (Ctrl+Enter).
Распространёнными ошибками при открытии F отчёта являются:
«Нет связи с
ФР» —
ФР не подключён к компьютеру или выключен;
«COM-порт не доступен» — с
ФР работает другая программа (например тест драйвера);
«Смена открыта более 24 часов» — не закрыт предыдущий сеанс данного
ФР.
Кнопка «Начать продажу» (F7) открывает интерфейс кассира, предварительно запросив штрих-код кассира или его код+пароль. При разработке этого интерфейса ставилась задача обеспечить возможность работы в нём используя исключительно клавиатуру.
Сразу после открытия окна, курсор становится на поле ввода артикула. Для добавления позиции в чек можно ввести артикул следующими способами:
Если у товара есть IMEI (телефон), его обязательно указать. Т.о. ввод такой позиции осуществляется следующими путями:
считывание сканером штрих-кода IMEI (артикул вводится автоматически, товар сразу переносится в чек);
считывание сканером штрих-кода артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка;
ручной или по F4/F7 ввод артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка.
Если ввести IMEI невозможно, чек необходимо аннулировать (Ctrl+F12).
После ввода артикула нужно нажать Enter — активным станет поле ввода количества (где уже введено число 1). Введя количество, следует снова нажать Enter — позиция будет добавлена в чек, общая сумма чека будет пересчитана.
При продаже товара с IMEI в поле количество товара автоматически проставляется единица (изменить данное количество невозможно без введения нового IMEI).
Для редактирования чека нужно перейти в список клавишей F6. После чего, перемещаясь по нему клавишами управления курсором, можно редактировать некоторые поля (например, «Количество»). Для удаления текущей позиции служит клавиша F8.
Для заполнения оплат, нужно перейти в список оплат в интерфейсе (клавиша F9) и указать суммы полученных от клиента средств в графах соответствующих оплат. Сумма по карточке не может превышать сумму чека. При заполнении оплат в левой части окна, под общей суммой чека отображаются графы «Получено» и «Сдача» с суммами полученных средств и требуемой сдачи.
Если оплаты не заполнены, считается что полученная сумма равна общей сумме чека.
После заполнения чека, его нужно утвердить (F12). Особенности:
Корректировка утверждённых чеков невозможна.
На услуги в программе установлена минимальная фиксированная цена. Поэтому при продаже услуг, если цена продажи услуги отличается от установленной минимальной цены, необходимо перейти в чек при помощи клавиши F6 и проставить цену продажи вручную.
При продаже таких услуг (например, фотоуслуг) цена берется из действующего прейскуранта и не корректируется.
F4 — изменить артикул, IMEI, цену;
F5 — добавить новый артикул;
F6 — перейти в чек;
F7 — выбрать артикул из справочника;
F8 — удалить строку чека;
F9 — указать виды оплат чека;
F11 — применить дисконтную карту;
Ctrl + F11 — отменить скидки;
F12 — утвердить чек;
Ctrl + F12 — отменить чек.
В случае если в программе есть чек продажи возвращаемого товара:
Начать возврат —
комбинация клавиш CTRL+F7;
сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль;
появляется список чеков для возврата, в котором необходимо найти чек, по которому была оплата возвращаемого товара. В списке возможен поиск (клавиша F3) по любым параметрам (артикул, цена товара, № чека, IMEI и т.д.) (выбор найденного чека CTRL+ENTER). При этом для возврата предлагаются все товарные позиции из этого чека;
при помощи клавиши F8 (удаление) в этом чеке нужно удалить те товарные позиции, которые клиент не возвращает, оставив, таким образом, в чеке только тот товар, который подлежит возврату;
провести возврат по кассовому аппарату и утвердить чек в программе без вхождения в оплаты по чеку.
В том случае, если в программе нет чека продажи возвращаемого товара, возврат проводится следующим образом:
начать возврат —
комбинация клавиш CTRL+F7;
сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль;
после появления списка чеков для возврата, нажать Esc для появления окна возврата;
при помощи клавиши F7 открыть номенклатурный справочник
ТМЦ и найти в нём любым доступным способом возвращаемый товар. Поиск (клавиша F3) возможен по артикулу, наименованию и т.д. Доступен также поиск по штрих-коду (необходимо нажать
«Поиск по штрих-коду» и считать штрих-код с этикетки товара);
ввести найденную товарную позицию в чек возврата –– комбинация клавиш Ctrl+Enter;
в случае, если с момента продажи товара на него изменилась цена (любой возврат проводится обязательно по цене, действовавшей на момент продажи), необходимо спуститься в чек (F6), вести цену продажи и утвердить чек.
Снятие X-отчёта ФР:
При закрытии смены снимается Х-отчет по кассовому аппарату или ФР, сверяется с итогами чековой ленты в программе. Для получения итогов чековой ленты нужно:
выделить строку текущего отчета;
нажать кнопку «посмотреть чеки» на панели инструментов реестра кассовых отчетов — откроется спецификация кассового отчета;
нажать F7 (контрольные суммы чеков), выбрать строку «итоговые цифры» (на экране появится отчет с итогами чековой ленты, где строка «Сумма продаж» должна быть равна строке «Итог за смену» Х-отчета кассового аппарата, «Сумма чеков» должна быть равна строке «Наличные в кассе» Х-отчета кассового аппарата).
Можно приступать к закрытию смены.
Закрытие смены при работе с автономным кассовым аппаратом:
выделить строку с текущим отчетом, нажать F4;
проставить в соответствующем столбце номер Z-отчета, аналогичный номеру Z-отчета по кассовому аппарату;
далее в столбце «Закрыт» нажать клавишу F4, либо правую клавишу мыши, и в появившемся календаре выбрать дату закрытия отчета (возможна только текущая дата);
после чего нажать «Утвердить». Z-отчеты в программе должны закрываться своевременно, сумма по отчету должна совпадать с суммой Z-отчета кассового аппарата. После закрытия отчета никакие корректировки в нем невозможны.
после закрытия Z-отчета необходимо создать отчет о рознице: нажать кнопку
«Посмотреть отчёты о рознице по кассовому сеансу», в появившемся списке выбрать вариант «Создать отчет».
Закрытие смены при работе с ФР:
выделить строку с текущим отчетом;
нажать кнопку
«Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчёт о рознице»;
программа запрашивает: «Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчет о рознице?» нужно ответить «Да».
Внимание: закрыть пустой F сеанс (при работе с Штрих-ФР-К) нельзя, такой сеанс придётся удалить.
При формировании сводного отчета по рознице программа автоматически разделит Z-отчет на два сводных отчета. В одном из них будут содержаться продажи ТМЦ (отчет попадает в меню «Отчеты по рознице ТМЦ»), во втором — продажи услуг и первоначальные взносы по кредитам (отчет попадает в меню «Отчеты по продаже услуг»).
Создание счета-фактуры:
входим в меню в меню «Розница» → «Продажа по б/н расчету»;
В зависимости от того, на что выписывается счет-фактура (товар или услуги) открываем:
в меню «Счета-фактуры на ТМЦ», если счет выписывается на товар,
в меню «Счета-фактуры на услуги», если счет выписывается услуги.
добавляем счет-фактуру –– клавиша F5, появляется строка со счетом-фактурой;
далее нажимаем «Утвердить». В появившемся окне счета номер (в формате год, месяц, текущая дата и через подчеркивание порядковый номер счета-фактуры за текущий день), дата и номер вашего подразделения проставляются автоматически;
проставить операцию отгрузки по б/р (выбор из справочника операций –– нажатие «…» в строке «Операция») и реквизиты партнера (выбор из справочника партнеров –– нажатие «…» в строке «Получатель»);
в открывшемся справочнике партнеров-клиентов возможен поиск при помощи клавиши F3. Выбор из справочника –– двойной клик левой клавишей мыши, при этом реквизиты партнера попадают в вашу с/ф;
добавить товар в счет-фактуру –– клавиша F5. При этом появляется номенклатурный справочник
ТМЦ;
ограничить номенклатурный справочник списком товаров, имеющихся в наличии на текущей
ТТ — кнопка «Показать только имеющиеся в наличии», поиск в справочнике возможен по нажатию клавиши F3. Также возможен поиск по штрих-коду — кнопка «Поиск по штрих-коду»);
найденный любым вышеперечисленным способом товар пометить пробелом, найти следующую позицию, тоже отметить пробелом и т.д.
после того, как отмечены все товарные позиции, которые необходимо внести в с/ф, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter, при этом появляется дополнительное окно «выбор корзин
ТМЦ для ТТН» со списком выбранного товара, в котором нужно проставить количество по каждой товарной позиции;
для внесения этого списка в счет-фактуру, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и закрыть окно с номенклатурным списком
ТМЦ;
после чего вернуться к готовому счету, который необходимо сохранить, нажав соответствующую кнопку в нижнем левом углу счета-фактуры;
для распечатки готового документа, необходимо нажать кнопку
— «Печать документа», в появившемся окне «Реквизиты ТТН» еще раз нажать кнопку
— «Печать по свободной форме»;
при печати с/ф на услуги в появившемся списке шаблонов выбираете «Счет-фактура по услугам», при печати с/ф на товар — «Счет-фактура по
ТМЦ с ННП», при печати счета на услуги связи — «Акт оказанных услуг»;
выписанный по счету-фактуре товар необходимо снять с продажи и отложить до оплаты клиентом (счет-фактура должна быть оплачена в течение пяти банковских дней).
Информация об IMEI в счета-фактуры не добавляется.
После оплаты счета клиентом и предоставлением им документов, необходимых для получения товара, оплаченного по б/р, необходимо:
войти в меню «Розница» → «Продажа по б/н расчету»;
выделить курсором соответствующую счет-фактуру и отгрузить ее (кнопка
«Отгрузить (создать отгрузочную накладную)»);
после открытия дополнительного окна «Оформить отгрузку получателю по счету-фактуре», в нём необходимо заполнить следующие строки:
далее нажать кнопку «Отгрузить», после чего открывается окно «Отгрузка получателю». При наличии в счете товаров с заводскими номерами (IMEI), в документ отгрузки необходимо добавить информацию об этих номерах IMEI. Для этого:
выделяем курсором строку с телефоном, нажимаете кнопку
«IMEI»,
в появившемся окне «просмотр-ввод списка IMEI» нажимаете клавишу F5,
выбираете из списка IMEI, соответствующий отгружаемому телефону,
закрываете данное окно и записываете изменения. (Таким же способом вводится информация про номер IMEI каждого товара в счете, имеющего заводской номер.)
Распечатать накладную. Для этого нажать знак принтера (кнопка «Печать документа») и в появившемся окне «Реквизиты ТТН» внести все необходимые для выписки ТН данные:
в строке «Грузоотправитель» автоматически проставляются реквизиты вашей
ТТ;
в строке «Грузополучатель» автоматически проставляются реквизиты компании-покупателя;
в строке «Основание (договор)» необходимо прописать № с/ф и дату ее выписки (при отгрузке
ТМЦ или услуг компаниям-нерезидентам дополнительно еще в скобках указать № договора на поставку и дату его заключения);
в строке «Цель приобретения» необходимо выбрать из списка цель, например, «Для собственного производства и (или) потребления»;
в строке «Прейскурант» указать № действующего прейскуранта и дату его введения;
при получении товара по доверенности в строке «Доверенность» указывается № доверенности и дата ее выписки. В строке «ФИО, должность» прописываются в следующем порядке должность, фамилия, имя, отчество доверенного лица. Строка «Принял» не заполняется;
при получении товара руководителем организации без доверенности (обязательно наличие удостоверения руководителя и печати организации), строка «Доверенность» не заполняется. В строке «ФИО, должность» в определенном порядке прописываются должность, фамилия, имя, отчество полностью руководителя организации. В строке «принял» прописываются должность, фамилия, имя, отчество руководителя;
в строке «Разрешил» прописывается должность и фамилия, имя, отчество полностью руководителя
ТТ;
в строке «Сдал» прописывается должность, фамилия, имя, отчество полностью сотрудника
ТТ, выписывающего ТН;
после заполнения всех необходимых строк в меню «Реквизиты ТТН», необходимо нажать кнопку «Печать по свободной форме»;
в появившемся списке шаблонов документов выбрать соответствующий вашему бланку накладной шаблон (для печати на бланке ТН — шаблон «Вертикальная ТН с ННП» для отгрузки товара, шаблон «Товарная накладная (ТН)» — для отгрузки услуг). Для выбора соответствующего шаблона необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и в появившемся списке выбрать меню «Просмотр»;
проверить правильность заполнения ТН и при отсутствии ошибок отправить ее на печать.
Сформированная накладная автоматически перемещается в меню «Розница», «Продажа по б/н расчету», «Реестр документов по отгрузке ТМЦ» (накладные на отгрузку товара) или «Реестр документов по отгрузке услуг» (накладные на отгрузку услуг).