Руководство пользователя

Система «Alibi» едва ли не ежедневно совершенствуется, оперативно реагируя на требования времени или разумные пожелания пользователей, поэтому данное руководство по определению не может быть исчерпывающим. Вместе с тем, ознакомившись с ним, вы получите общие навыки работы в системе, с помощью которых в ряде вопросов сможете разобраться самостоятельно, а в случаях затруднений вам будет достаточно небольшой телефонной консультации специалистов компании «АлибиСофт».

Интерфейс

Рассмотрим интерфейс системы, окна и элементы управления. После запуска программы в открывшемся окне представлен блокнот системы (древовидный список доступных к запуску окон и функций) и строка состояния с часами и кнопками открытых рабочих окон. Существует также облегчённый вариант интерфейса в котором отсутствует строка состояния, а в левой части блокнота нет кнопок (их функции доступны из контекстного меню).

Большая часть функций запускается в типовых окнах, принципы строения и приёмы работы в которых рассмотрены в следующем разделе.

Стандартные окна

Окно-таблица

Самое простое окно системы (обычно это справочники и реестры документов) выглядит следующим образом:

См. описания панели кнопок и таблицы.

Окно-документ

Окно, содержащее информацию о документе системы (накладная, акт, банковский документ и т.д.) выглядит следующим образом.

См. описание строки ввода.

Окно-классификатор

Окно-классификатор состоит из двух частей:

  • Навигатор типа "дерево" — располагается в левой части окна,
  • Собственно таблица — располагается справа от навигатора.

Навигатор предоставляет возможность ограничивать размер выборки, отображаемой в таблице. В общем случае в таблице показывается только содержимое текущей ветви навигатора. Кроме вышеперечисленного, окно-классификатор имеет дополнительные кнопки в панели кнопок, эти кнопки предназначены для показа всего содержимого таблицы (безотносительно текущему узлу навигатора) и показа только кодов классификатора (эта кнопка особенно удобна тогда, когда нет нужды просматривать наименования узлов классификатора, а достаточно видеть только из коды).

Окно-справочник

Кроме простых справочников, представляющих из себя таблицы, в системе имеется несколько более сложных справочников.

Примером сложного справочника может служить, например, справочник товарно-материальных ценностей. В таком справочнике, как и в окне-классификаторе, перемещение по записям возможно с применением навигатора. Однако возможность редактирования структуры навигатора отсутствует, потому что в справочнике навигатор присутствует исключительно как средство ограничения выборки информации.

Элементы управления

Панель кнопок

Панель кнопок имеется в каждой таблице, в каждом бизнес-документе системы. Они необходимы как инструменты управления, навигации и т.п. Панель кнопок состоит из двух групп — основной и дополнительной. В какой бы функции системы ни работал пользователь, всегда нужна возможность что-то добавить, что-то изменить, а для этого что-то в списке найти, отсортировать, быстро перейти в начало или конец списка. Кнопки, предназначенные для таких процедур имеются в каждом открывающемся окне системы и составляют как бы «основной пакет». Другие кнопки, выполняющие специфические функции, нужные не во всех окнах системы относятся к группе дополнительных. Примером может служить кнопка, имеющаяся в панели классификатора ТМЦ, с помощью которой можно осуществить совершенно определенную процедуру — присвоить признак услуги сразу всем позициям номенклатурного справочника с определенным кодом.

Итак, если двигаться по панели кнопок в привычном порядке — слева направо — то при нажатии на первую же кнопку (?!), можно получить короткую справку о назначении всех остальных:

Вместо кнопки на панели из основной группы для осуществления той же процедуры можно воспользоваться «горячей клавишей», которые указаны в этой же таблице-подсказке. Использование этих клавиш может ускорить работу, связанную с вводом цифр или текста с клавиатуры (нет необходимости отрывать от нее руки и искать мышь). Пользователь сам выберет наиболее удобный для него способ действий. (В подсказках значок ^ обозначает клавишу Ctrl).

О назначении основных кнопок немного подробнее.

Кнопка «Изменить» нужна для предотвращения случайных изменений ранее внесенных данных. Корректировки в любой таблице возможны только после нажатия этой кнопки, поэтому пользоваться ей придется постоянно. Точно так же, как и кнопкой «Добавить», после нажатия которой появляется новая пустая запись, открытая для редактирования. Этой кнопки нет на панели кнопок в классификаторах, потому что для них существует свой специфический порядок внесения новых записей. Как известно, в мире не происходит ничего, что уже когда-нибудь не происходило. В своей работе нам тоже редко придется совершать уникальные операции. Поэтому использование кнопки «Добавить с копированием», может сэкономить очень много времени — все переменные скопируются из той записи (документа), на которой находится ваш курсор, и если среди них есть повторяющиеся, вам не придется всякий раз их вносить вручную. С помощью следующей кнопки можно как «Удалить» ошибочную запись, так и «Восстановить» ошибочно удаленную. Просмотреть удаленные записи, чтобы какую-либо из них восстановить, можно с помощью кнопки «Показ удаленных записей», которая так же входит в основную обойму кнопок. Возможность просмотра и восстановления удаленной записи существует до тех пор, пока вашим администратором системы не будет принято решение об окончательном стирании помеченных к удалению записей из памяти программы. Подробнее о процедуре удаления/восстановления позже.

Кнопка «Найти» предназначена для поиска записи либо по ее точному значению, либо по первым символам. Ее хорошо использовать, когда мы точно знаем, что ищем — определенный артикул ТМЦ, точную сумму, название партнера, когда мы помним, что в нашем справочнике он называется, предположим, ООО Гранит (причем, именно без кавычек). Совершенно необязательно при поиске набирать искомое слово целиком, достаточно первых букв, например «ООО Гра…». Причем, возможно, что и этих букв набирать не придется, так как одновременно с желтой строкой для ввода «искомого» текста появляется список того, что вы уже в последнее время искали, из которого можно выбрать готовый запрос. Если найдено не то, что искали, например, ООО Град, можно воспользоваться кнопкой «Продолжить поиск/снять фильтр» — система выберет из таблицы следующую запись с теми же начальными символами и так до тех пор, пока вы не найдете то, что вам нужно или не получите сообщение «Больше не найдено».

Если же вы не уверены — в кавычках или без них в вашем справочнике название партнера, ООО это, или ОДО — но твердо знаете, что вам нужен Гранит, то лучше воспользоваться кнопкой «Найти по части слова/установить фильтр». Введя в строку запроса слово Гранит, вы получите полный список всех записей в таблице (в данном случае справочнике партнеров), в которых присутствует слово Гранит. Остается выбрать из них нужный. Вернуться в полный список можно при помощи той же кнопки, которой в режиме обычного поиска мы перебирали искомые записи.

Очевидно, не стоит объяснять назначение кнопок «в начало», «в конец». Кнопка «сортировка» отсортирует все записи вашей таблицы относительно той ячейки, в которой находится курсор, сначала по возрастанию, а потом, если нажать кнопку вторично, по убыванию. Есть и другой очень удобный способ сортировки — достаточно дважды щелкнуть мышью по названию той колонки таблицы, по которой нужно сортировать данные. В заголовке колонки таблицы появится красная стрелочка, обозначающая актуальное состояние сортировки и ее направление (по возрастанию или убыванию). Черные стрелочки показывают, как данные были отсортированы ранее.

Если вы отредактировали документ, а выйдя из него в таблицу, вдруг обнаружили, что ничего не изменилось — не спешите отчаиваться, скорее всего достаточно нажать кнопку «Обновить экран», чтобы убедиться, что ваша работа не пошла насмарку. Все записи будут отражены в их последнем состоянии.

Система оперирует с насыщенными информацией таблицами, все графы которых зачастую не умещаются на мониторе. Чтобы быстрее оценить содержание таблицы, найти в ней место расположения нужной колонки, можно воспользоваться кнопкой «Режим показа колонок таблицы». Все названия колонок таблицы появляются в отдельном окне, расположенные по вертикали. В этом же режиме можно поменять порядок расположения колонок в таблице, перетащив мышью название колонки вверх или вниз, то есть сформировать таблицу таким образом, чтобы те колонки, с которыми работает пользователь, находились в начале таблицы и были постоянно видны на мониторе.

Практически любые данные можно экспортировать в Microsoft Excel, где их можно использовать в расчетах, отчетах в форматах, к которым привык пользователь (или его руководитель). Кнопка «Экспорт в Excel», так же расположена в панели основных кнопок системы.

И наконец, одна из наиболее часто используемых кнопок — «Документ». Она «разворачивает» строку таблицы-реестра в формат документа, со всеми используемыми в нем реквизитами, которые одновременно с этим становятся доступными для редактирования.

После этого необходимого ознакомительного экскурса нам будет значительно проще говорить о порядке выполнения конкретных операций, таких, как, в частности, редактирование классификаторов. Допустим, нас не устраивает внесенное нами в классификатор наименование группы ТМЦ «Хозпринадлежности» (Word подчеркивает красным), и мы хотим исправить это название на более грамотное «хозяйственные принадлежности». Для этого, зайдя в соответствующий классификатор и поместив курсор на строке, которую предполагается править, щелкнем мышью по кнопке «Изменить». Ячейка в правой таблице с названием группы ТМЦ приобретает черный фон с жирным белым текстом - это свидетельствует о том, что текст можно редактировать с клавиатуры (это общий признак в интерфейсе системы). Редактируем название «пальцами», после чего остается нажать кнопку «Утвердить».

Если мы поняли, что редактировали не ту строку, и в результате заменили правильное название неправильным, достаточно нажать кнопку «Отменить» и все вернется в то состояние, в котором находилось до начала корректировки.

Таблица

Таблица — важнейший элемент интерфейса, именно в виде таблиц как правило представляется информация в системе. Функциональность таблиц очень широка.

Таблица состоит из следующих областей:

  • Заголовок — служит для отображения наименования столбцов данных. Отдельные столбцы можно перемещать вправо и влево, перетягивая заголовок. Двойным щелчком по заголовку столбца можно установить сортировку данных по этому столбцу. Заголовок столбца, в котором находится выбранная ячейка таблицы, выделен цветом;
  • Область данных — служит лдя отображения, ввода и изменения данных. Представляет из себя совокупность полей ввода, объединенных в столбцы и строки (называемые также записями);
  • Полосы прокрутки — служат для перемещения по области данных в случае, если она вся не умещается в текущее окно.

Строка ввода

Элемент управления, предназначенный для ввода символьной информации, называется строка ввода и выглядит следующим образом:

Строка ввода имеет следующие элементы управления:

  • Область ввода — служит для отображения и редактирования символьной информации;
  • Кнопка вызова справочника («…») — служит для вызова справочника, соответствующего данной строке ввода. Справочник может быть всплывающим или отдельным окном;
  • Кнопка очистки области ввода («x»);

Кнопки присутствуют не во всех полях ввода.

Строки ввода могут быть также быть предназначены для ввода календарных дат. В таком случае строка отличается своим внешним видом, в ней имеются точки-разделители, а кнопка «…» вызывает элемент выбора даты и времени.

Навигатор "дерево"

Элемент управления, предназначенный для быстрого перемещения по разделам специально структурированных справочников называется — навигатор. Переход по ветвям навигатора производится при помощи мыши или курсорных клавиш. Дополнительные действия с навигатором можно производить посредством контекстного меню.

Вид навигатора:

При помощи контекстного меню можно добавлять, удалять и редактировать записи навигатора. Также можно менять шрифт навигатора и свернуть все его уровни до первого.

  • «Свернуть» — свернуть меню-навигатор;
  • «Шрифт…» – изменить шрифт меню-навигатора;
  • «Добавить равноправное» — добавить в меню пункт, который будет находиться рядом с тем пунктом, на котором находился курсор;
  • «Добавить подчиненное» — добавить в меню пункт, который будет являться вложенным в тот пункт, на котором находился курсор;
  • «Редактировать» — изменить название пункта меню;
  • «Удалить» — удалить из меню пункт со всеми вложенными.

Первоначальная настройка

При внедрении системы следует выполнить ряд подготовительных действий:

 
 
Recent changes RSS feed Donate Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki