Счет-фактура

Подсистема служит для оформления счетов-фактур на поставку ТМЦ от Ваших поставщиков. Здесь в реестре документов фигурируют счета-фактуры от поставщиков. Важной информацией для пользователя являются сведения о датах оформления, оплаты счета, а также о дате планируемого прихода ТМЦ. Подсистема позволяет по мере реального поступления товара автоматически создавать из счета-фактуры одну или несколько приходных накладных.

Для того, чтобы создать приходную накладную, находясь в таблице «Счета-фактуры поставщиков ТМЦ», нажмите кнопку «Оприходовать (создать приходную накладную)». При этом система откроет спецификацию счета-фактуры и предоставит пользователю возможность указать количество приходуемого товара (имеется в виду, что товар можно приходовать частями), а затем автоматически создаст накладную на приход на основании данных счета-фактуры.

Подсистема служит для оформления счетов-фактур на отгрузку ТМЦ Вашим покупателям.

Резервирование ТМЦ по счету-фактуре. При оформлении счета-фактуры система резервирует выписанные в ней ТМЦ до даты, указанной пользователем в графе «Оплатить до…» включительно. Если в подсистеме «Администратор/Группы, пользователи, функции, доступ/Настройка глобальных переменных для пользователя» флажок «Учитывать в остатках резерв ТМЦ« установлен равным «1», то система не даст пользователям отпустить ТМЦ, который зарезервирован счетами-фактурами с непросроченными датами оплат по ним. При такой настройке системы возможное для расхода количество товара показывается в графе «Свободно» окна «Набор ТМЦ для ТТН». Отпуск зарезервированных ТМЦ происходит только по счетам-фактурам, зарезервировавшим их.

Резервирование ТМЦ. Для того, чтобы назначить или снять резервирование, необходимо нажать кнопку (Снять/назначить резерв). Кроме того, при пересчете текущих остатков ТМЦ («Движение ТМЦ (Склад)/ Остатки ТМЦ/ Пересчет текущих остатков») система автоматически снимет резерв с тех позиций ТМЦ, для которых истек срок действия неоплаченной счет-фактуры. Если пользователь заполняет графу «Оплачено», то это автоматически вызовет резервирование ТМЦ по данной счет-фактуре.

Настройки системы, касающиеся счета-фактуры на отгрузку ТМЦ. Кроме упомянутой выше настройки «Учитывать в остатках резерв ТМЦ«, также существует флажок «Строгий контроль остатков для счетов-фактур». Если этот флажок установлен равным «0», то пользователю будет разрешено выписывать товар, которого нет или не хватает на складе в момент выписки счета. Если флажок установлен равным «1», то пользователь не сможет выписать товар в количестве, превышающем цифру в графе «Свободно».

Создание накладной на основании счета-фактуры. Подсистема также позволяет по мере оплаты выписанного товара автоматически создавать из счета-фактуры одну или несколько расходных накладных. Для того, чтобы создать расходную накладную, находясь в таблице «Счета-фактуры на отгрузку ТМЦ», нажмите кнопку «Отгрузить (создать отгрузочную накладную)». При этом система откроет спецификацию счета-фактуры и предоставит пользователю возможность указать количество отгружаемого товара (имеется в виду, что товар можно отгружать частями), а затем автоматически создаст накладную на отгрузку на основании данных счета-фактуры. При создании накладной путем отгрузки из счета-фактуры в реестре накладных графа «Сч-факт» принимает значение «MFAKTO». Пустая графа «Сч-факт» является признаком ручного набора накладной на отгрузку.

Создание накладной на основании нескольких счетов-фактур. С другой стороны, несколько счет-фактур могут быть объединены в одну накладную в момент их отгрузки. Для того, чтобы указать, в какую конкретно накладную добавить ТМЦ из отгружаемой счет-фактуры, необходимо:

1. нажать кнопку «Отгрузить» и получить на экране окно «Отгрузка счет-фактуры получателю»;
2. в в заголовке документа имеется поле «№» - Номер документа с возможностью выбора.

Если пользователь оставляет это поле пустым, система создает новую накладную. Если пользователь воспользуется выбором, то получит на экране список накладных, уже выписанных данному получателю и может выбрать из списка накладную, в которую система и добавит ТМЦ из счета-фактуры.

• Добавить новую счет-фактуру

Нажмите кнопку «Добавить» (или F5). При этом в таблице появится пустая запись для заполнения. Нажмите кнопку «Утвердить», если Вы хотите оставить эту запись в таблице, или кнопку «Отменить», если не хотите ее сохранять.

• Изменить запись в таблице

Нажмите кнопку «Изменить» (или F4). Заполнять поля ввода «шапки» счета можно либо вручную, либо путем выбора из соответствующего справочника. Вызов справочника осуществляется нажатием клавиши F4, щелчком правой кнопки мыши или кнопкой вызова справочника.

• Заполнить спецификацию счета

Разверните счет в виде «шапки» и спецификации, нажав кнопку «Документ» (F7). Переместитесь в окно спецификации. Нажмите на панели кнопок спецификации кнопку «Добавить» (или F5), выберите нужные цены (оптовые, розничные либо другие). При этом откроется окно «Набор ТМЦ для ТТН» со справочником ТМЦ для выбора. Выбор может осуществляться двумя способами:

1. Пользователь отмечает группу из нескольких ТМЦ щелчком кнопки мыши на колонке таблицы. Далее необходимо указать количество выписываемых ТМЦ. Для записи ТМЦ в спецификацию накладной нажать Ctrl+Enter.
2. Позиции из справочника ТМЦ выбираются по одной двойным щелчком мыши.

Для окончания ввода нажмите кнопку «Сохранить» в нижней части окна.

• Редактировать позицию в спецификации счета.

Нажмите кнопку и внесите необходимые изменения.

• Печать счет-фактуры

Для того, чтобы отпечатать счет, разверните его, нажав кнопку «Документ», затем нажатием кнопки вызовите окно «Реквизиты ТТН». Окно «Реквизиты ТТН» предназначено для того, чтобы ввести сведения, отсутствующие в самом документе, но необходимые для печати бумажного документа, например, цель приобретения товара. Заполненная однажды информация сохраняется для дальнейшего использования нажатием кнопки «Запомнить реквизиты ТТН». Для печати счета имеются:

1. кнопка «быстрой» печати «Печать по стандарту», при нажатии на которую шаблоны не выбираются, а используется один, специально созданный для этой кнопки. Для печати счета получателю этот шаблон должен называться MF1.
2. кнопка «Печать по свободной форме».

• Принять счет-фактуру извне

Для того, чтобы импортировать в систему счет-фактуру от поставщика из внешнего источника (таблица Excel), откройте документ и нажмите кнопку «Скопировать спецификацию из Excel-инвойса», расположенную в нижней части окна «Счет-фактура». Предварительно Excel-инвойс должен быть подготовлен с помощью специального инструмента системы AlibiSoft (кнопка ).

• Другие кнопки в реестре счетов-фактур

Посмотреть банк/кассу - выдает информацию о банковских/кассовых документах партнера.

Указать/снять дату оплаты - проставляет дату в графе «Оплачено», что автоматически вызывает резервирование по этой счет-фактуре.

• Кнопки в спецификации документа «счет-фактура»

«Округлить цены и суммы для белорусских рублей» - при нажатии этой кнопки все цифры по ТМЦ округляются до целых чисел. «Изменить цены» - вызывает меню работы с ценами. «Добавить дефицит» - позволяет внести в счет-фактуру товар, которого нет в наличии.

«Цены из общего прейскуранта» / «Спец.цены». Первоначально кнопка находится в пассивном состоянии (белый цвет), что означает, что цены при выборе ТМЦ будут браться из карточек ТМЦ. При нажатии на кнопку она становится активной (зеленый цвет), что означает, что при выборе ТМЦ цены будут браться из другого прейскуранта, который выберет пользователь.