Организация работы торговой точки

Подготовка к работе проходит в несколько этапов.

При работе с фискальным регистратором вначале нужно:

1. Подключить устройства к компьютеру;
2. Установить драйвера фискального регистратора и дисплея покупателя (для последнего, диск с драйвером может не входить в поставку, тогда драйвер нужно самостоятельно скачать с сайта производителя http://shtrih-m.ru);
3. Настроить работу с данными устройствами с помощью соответствующих утилит «Тест драйвера».

При работе со сканером штрих-кодов (рекомендуются с подключением по USB) нужно подключить его к компьютеру, включить в нём использование префикса и задать значение префикса (рекомендуется тильда «~», код 126).

В списке глобальных переменных определить значения переменных:

• plkasvid — тип кассового аппарата:
  • Автономный;
  • Штрих-ФР-К.
• plktablo — надпись на табло покупателя в режиме ожидания;
• pl_prefix — префикс сканера (рекомендуется «~»).

Заполнить справочник кассовых аппаратов.

После этого необходимо определить закреплённый за данным рабочим местом кассовый аппарат. Это делается в «Индивидуальных настройках системы», переменная «Закреплённый кассовый аппарат» (plskassa) — значение выбирается из справочника.

Заполнить справочники кассиров розницы и видов оплат розницы, при необходимости (при работе с ФР) выполнив в них запись данных в ФР.

Очевидно, что если справочники уже заполнены и получены, например из центрального офиса, то соответсвующие пункты подготовки опускаются.

Содержит записи о кассовых аппаратах предприятия. Кассовые аппараты могут быть трёх видов:

• A — автономный кассовый аппарат, не подключён к компьютеру;
• F — фискальный регистратор Штрих-ФР-К;
• G — условный кассовый аппарат для оформления возвратов по гарантии.

Для записей о фискальных регистраторах (F) обязательно нужно указать поля «Пароль системного администратора» и «Уникальный номер», причем в поле «Уникальный номер» должен быть указан заводской номер аппарата.

Содержит информацию о кассирах розницы. Поля «Код (Минск)» и «Пароль» используются для авторизации кассиров в интерфейсе кассира.

Дополнительные кнопки:

• «Печать бейджика» — служит для печати бейджей продавцов со штрих-кодами, с помощью которых кассиры могут авторизоваться посредством сканера штрих-кодов без ввода пары код/пароль.
• «Фотографии сотрудников» — кнопка управляет видимостью панели с фотографиями сотрудников.
• «Перезаписать список кассиров в ФР» — доступна только при работе программы с использованием фискального регистратора (см. подготовка к работе) записывает в ФР данные о кассирах данной торговой точки (определяются по полю «Отдел»). Перед, непосредственно, записью список можно будет откорректировать в появившемся окне.

В данном справочнике содержится информация о видах оплат, определённых и задействованных для использования в розничной торговле.

При работе программы с ФР в этом окне доступна кнопка «Сохранить оплаты в ФР», которая записывает определённые в справочнике виды оплат в фискальный регистратор. При этом вид оплаты с кодом 0 зарезервирован за Наличными средствами и не может быть изменён.

Помимо прочих инструментов, в подсистеме розничной торговли есть два специфических инструмента.

В этом окне собрано несколько нужных при работе с ФР функций:

• «Отмена чека администратором» — кнопка отменяет, открытый в ФР чек;
• «Клише и рекламные строки» — в блоке содержатся поле ввода для текста (для рекламного текста максимум 3 строки, для клише — 4); флажок «Выровнять по центру» — при его взведении все строки из поля перед записью будут выровнены по центру, т.е. дополнены с начала нужным количесвом пробелов; кнопки «Записать клише» и «Записать рекламные строки» выполняющие соответствующие действия, после которого в поле ввода устанавливается реально записанный таблицы ФР текст. Если оставить поле ввода пустым и нажать «Записать рекламные строки» — вывод рекламных строк будет отключён.
• «Дата и время ФР» — в блоке содержатся:
  • «Записать текуще дату и время» — кнопка устанавливает в ФР дату и время равными текущим;
  • «Автоматич. перевод» — управляет опцией ФР автоматического перехода на летнее/зимнее время.

Вызывается «Настройки пользователя» → «Проверка сканера». В окне отображается текущая настройка префикса сканера, и содержатся поля ввода для проверки того, что программа получает от сканера и как на это реагирует.

До начала открытия смены, возможно, необходимо проверить наличие новых приказов по ценам (сверьтесь с регламентом организации). В этом случае нужно запустить обмен в распределенной базе данных и принять обновления.

Если в списке принятой информации были приказы по ценам, необходимо занести цены из приказа в основной прейскурант. Для этого: нужно войти в меню «Цены, прейскуранты, дисконтные карты» → «Приказы по ценам розницы», при этом появляется список приказов по ценам.

При наличии нового приказа, необходимо распечатать ценники на позиции, на которые есть изменения цен. Для этого:

• Открыть спецификацию приказа при помощи кнопки «Спецификация приказа для торговой точки»;
• При помощи кнопки «Выбор группы для изменения спецификации приказа» отметить имеющиеся в наличии товарные позиции, выбрав в открывшемся меню «Выбрать наличие в остатках»;
• Нажать кнопку «Печать этикеток отмеченных ТМЦ».

Для обновления цен в программе необходимо:

• Выделить курсором строку с нужным приказом;
• Нажать кнопку «Занести цены приказа в основной прейскурант» и подтвердить обновление цен, нажав в заголовке;
• После этого запустить функцию «Розница» → «Подготовка цен и остатков ТМЦ для касс розницы» и нажав , начать расчет.

Работа кассира розницы начинается с открытия кассового сеанса. Производится оно в интерфейсе «Реестр кассовых отчётов», вызываемом одноимённым пунктом блокнота.

При добавлении нового сеанса (F5) предлагается выбрать A/F или G отчёт будет создан. При этом отчёты видов F и G могут быть открыты только в одном экземпляре. Если в данный момент возможно создание отчёта только одного типа, запрос не выдаётся. В появившемся окне нужно выбрать нужный кассовый аппарат (Ctrl+Enter).

Распространёнными ошибками при открытии F отчёта являются:

• «Нет связи с ФР» — ФР не подключён к компьютеру или выключен;
• «COM-порт не доступен» — с ФР работает другая программа (например тест драйвера);
• «Смена открыта более 24 часов» — не закрыт предыдущий сеанс данного ФР.

Кнопка «Начать продажу» (F7) открывает интерфейс кассира, предварительно запросив штрих-код кассира или его код+пароль. При разработке этого интерфейса ставилась задача обеспечить возможность работы в нём используя исключительно клавиатуру.

Сразу после открытия окна, курсор становится на поле ввода артикула. Для добавления позиции в чек можно ввести артикул следующими способами:

• вручную;
• сканером штрих-кодов;
• выбрать из списка по клавише F4;
• выбрать из справочника ТМЦ (F7).

Если у товара есть IMEI (телефон), его обязательно указать. Т.о. ввод такой позиции осуществляется следующими путями:

• считывание сканером штрих-кода IMEI (артикул вводится автоматически, товар сразу переносится в чек);
• считывание сканером штрих-кода артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка;
• ручной или по F4/F7 ввод артикула, нажатие F4 и выбор IMEI из списка.

Если ввести IMEI невозможно, чек необходимо аннулировать (Ctrl+F12).

После ввода артикула нужно нажать Enter — активным станет поле ввода количества (где уже введено число 1). Введя количество, следует снова нажать Enter — позиция будет добавлена в чек, общая сумма чека будет пересчитана.

При продаже товара с IMEI в поле количество товара автоматически проставляется единица (изменить данное количество невозможно без введения нового IMEI).

Для редактирования чека нужно перейти в список клавишей F6. После чего, перемещаясь по нему клавишами управления курсором, можно редактировать некоторые поля (например, «Количество»). Для удаления текущей позиции служит клавиша F8.

Для заполнения оплат, нужно перейти в список оплат в интерфейсе (клавиша F9) и указать суммы полученных от клиента средств в графах соответствующих оплат. Сумма по карточке не может превышать сумму чека. При заполнении оплат в левой части окна, под общей суммой чека отображаются графы «Получено» и «Сдача» с суммами полученных средств и требуемой сдачи.

Если оплаты не заполнены, считается что полученная сумма равна общей сумме чека.

После заполнения чека, его нужно утвердить (F12). Особенности:

• Если используется ФР, то регистрация в нём происходит именно момент утверждения. Если в ФР произойдёт неполадка и чек в нём не зарегистрируется, то чек не будет утверждён и в Alibi.
• Значение глобальной переменной plkexit определяет будет ли интерфейс кассира закрыт после утверждения чека (1) (полезно, если за одним рабочим местом работают несколько кассиров) или нет (0).

Корректировка утверждённых чеков невозможна.

На услуги в программе установлена минимальная фиксированная цена. Поэтому при продаже услуг, если цена продажи услуги отличается от установленной минимальной цены, необходимо перейти в чек при помощи клавиши F6 и проставить цену продажи вручную.

При продаже таких услуг (например, фотоуслуг) цена берется из действующего прейскуранта и не корректируется.

• F4 — изменить артикул, IMEI, цену;
• F5 — добавить новый артикул;
• F6 — перейти в чек;
• F7 — выбрать артикул из справочника;
• F8 — удалить строку чека;
• F9 — указать виды оплат чека;
• F11 — применить дисконтную карту;
• Ctrl + F11 — отменить скидки;
• F12 — утвердить чек;
• Ctrl + F12 — отменить чек.

В случае если в программе есть чек продажи возвращаемого товара:

• Начать возврат — комбинация клавиш CTRL+F7;
• сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль;
• появляется список чеков для возврата, в котором необходимо найти чек, по которому была оплата возвращаемого товара. В списке возможен поиск (клавиша F3) по любым параметрам (артикул, цена товара, № чека, IMEI и т.д.) (выбор найденного чека CTRL+ENTER). При этом для возврата предлагаются все товарные позиции из этого чека;
• при помощи клавиши F8 (удаление) в этом чеке нужно удалить те товарные позиции, которые клиент не возвращает, оставив, таким образом, в чеке только тот товар, который подлежит возврату;
• провести возврат по кассовому аппарату и утвердить чек в программе без вхождения в оплаты по чеку.

В том случае, если в программе нет чека продажи возвращаемого товара, возврат проводится следующим образом:

• начать возврат — комбинация клавиш CTRL+F7;
• сканировать бейдж или ввести код сотрудника (табельный номер) и пароль;
• после появления списка чеков для возврата, нажать Esc для появления окна возврата;
• при помощи клавиши F7 открыть номенклатурный справочник ТМЦ и найти в нём любым доступным способом возвращаемый товар. Поиск (клавиша F3) возможен по артикулу, наименованию и т.д. Доступен также поиск по штрих-коду (необходимо нажать «Поиск по штрих-коду» и считать штрих-код с этикетки товара);
• ввести найденную товарную позицию в чек возврата –– комбинация клавиш Ctrl+Enter;
• в случае, если с момента продажи товара на него изменилась цена (любой возврат проводится обязательно по цене, действовавшей на момент продажи), необходимо спуститься в чек (F6), вести цену продажи и утвердить чек.

• Esc — закрыть окно;
• F2 — сортировка;
• F3 — поиск по вхождению;
• Ctrl+F3 — поиск;
• Ctrl+End — в конец;
• Ctrl+Home — в начало;
• Ctrl+Enter — выбор из справочника.

Снятие X-отчёта ФР:

• выделить строку текущего отчета;
• нажать кнопку «Напечатать X-отчёт».

При закрытии смены снимается Х-отчет по кассовому аппарату или ФР, сверяется с итогами чековой ленты в программе. Для получения итогов чековой ленты нужно:

• выделить строку текущего отчета;
• нажать кнопку «посмотреть чеки» на панели инструментов реестра кассовых отчетов — откроется спецификация кассового отчета;
• нажать F7 (контрольные суммы чеков), выбрать строку «итоговые цифры» (на экране появится отчет с итогами чековой ленты, где строка «Сумма продаж» должна быть равна строке «Итог за смену» Х-отчета кассового аппарата, «Сумма чеков» должна быть равна строке «Наличные в кассе» Х-отчета кассового аппарата).

Можно приступать к закрытию смены.

Закрытие смены при работе с автономным кассовым аппаратом:

• выделить строку с текущим отчетом, нажать F4;
• проставить в соответствующем столбце номер Z-отчета, аналогичный номеру Z-отчета по кассовому аппарату;
• далее в столбце «Закрыт» нажать клавишу F4, либо правую клавишу мыши, и в появившемся календаре выбрать дату закрытия отчета (возможна только текущая дата);
• после чего нажать «Утвердить». Z-отчеты в программе должны закрываться своевременно, сумма по отчету должна совпадать с суммой Z-отчета кассового аппарата. После закрытия отчета никакие корректировки в нем невозможны.
• после закрытия Z-отчета необходимо создать отчет о рознице: нажать кнопку «Посмотреть отчёты о рознице по кассовому сеансу», в появившемся списке выбрать вариант «Создать отчет».

Закрытие смены при работе с ФР:

• выделить строку с текущим отчетом;
• нажать кнопку «Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчёт о рознице»;
• программа запрашивает: «Закрыть кассовый сеанс, подготовить отчет о рознице?» нужно ответить «Да».

Внимание: закрыть пустой F сеанс (при работе с Штрих-ФР-К) нельзя, такой сеанс придётся удалить.

При формировании сводного отчета по рознице программа автоматически разделит Z-отчет на два сводных отчета. В одном из них будут содержаться продажи ТМЦ (отчет попадает в меню «Отчеты по рознице ТМЦ»), во втором — продажи услуг и первоначальные взносы по кредитам (отчет попадает в меню «Отчеты по продаже услуг»).

Создание счета-фактуры:

• входим в меню в меню «Розница» → «Продажа по б/н расчету»;
• В зависимости от того, на что выписывается счет-фактура (товар или услуги) открываем:
  • в меню «Счета-фактуры на ТМЦ», если счет выписывается на товар,
  • в меню «Счета-фактуры на услуги», если счет выписывается услуги.
• добавляем счет-фактуру –– клавиша F5, появляется строка со счетом-фактурой;
• далее нажимаем «Утвердить». В появившемся окне счета номер (в формате год, месяц, текущая дата и через подчеркивание порядковый номер счета-фактуры за текущий день), дата и номер вашего подразделения проставляются автоматически;
• проставить операцию отгрузки по б/р (выбор из справочника операций –– нажатие «…» в строке «Операция») и реквизиты партнера (выбор из справочника партнеров –– нажатие «…» в строке «Получатель»);
• в открывшемся справочнике партнеров-клиентов возможен поиск при помощи клавиши F3. Выбор из справочника –– двойной клик левой клавишей мыши, при этом реквизиты партнера попадают в вашу с/ф;
• добавить товар в счет-фактуру –– клавиша F5. При этом появляется номенклатурный справочник ТМЦ;
• ограничить номенклатурный справочник списком товаров, имеющихся в наличии на текущей ТТ — кнопка «Показать только имеющиеся в наличии», поиск в справочнике возможен по нажатию клавиши F3. Также возможен поиск по штрих-коду — кнопка «Поиск по штрих-коду»);
• найденный любым вышеперечисленным способом товар пометить пробелом, найти следующую позицию, тоже отметить пробелом и т.д.
• после того, как отмечены все товарные позиции, которые необходимо внести в с/ф, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter, при этом появляется дополнительное окно «выбор корзин ТМЦ для ТТН» со списком выбранного товара, в котором нужно проставить количество по каждой товарной позиции;
• для внесения этого списка в счет-фактуру, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и закрыть окно с номенклатурным списком ТМЦ;
• после чего вернуться к готовому счету, который необходимо сохранить, нажав соответствующую кнопку в нижнем левом углу счета-фактуры;
• для распечатки готового документа, необходимо нажать кнопку — «Печать документа», в появившемся окне «Реквизиты ТТН» еще раз нажать кнопку — «Печать по свободной форме»;
• при печати с/ф на услуги в появившемся списке шаблонов выбираете «Счет-фактура по услугам», при печати с/ф на товар — «Счет-фактура по ТМЦ с ННП», при печати счета на услуги связи — «Акт оказанных услуг»;
• выписанный по счету-фактуре товар необходимо снять с продажи и отложить до оплаты клиентом (счет-фактура должна быть оплачена в течение пяти банковских дней).

Информация об IMEI в счета-фактуры не добавляется.

После оплаты счета клиентом и предоставлением им документов, необходимых для получения товара, оплаченного по б/р, необходимо:

• войти в меню «Розница» → «Продажа по б/н расчету»;
• выделить курсором соответствующую счет-фактуру и отгрузить ее (кнопка «Отгрузить (создать отгрузочную накладную)»);
• после открытия дополнительного окна «Оформить отгрузку получателю по счету-фактуре», в нём необходимо заполнить следующие строки:
  • серия бланка — прописать серию бланка ТН, на котором будете печатать;
  • № — номер бланка ТН.
• далее нажать кнопку «Отгрузить», после чего открывается окно «Отгрузка получателю». При наличии в счете товаров с заводскими номерами (IMEI), в документ отгрузки необходимо добавить информацию об этих номерах IMEI. Для этого:
  • выделяем курсором строку с телефоном, нажимаете кнопку «IMEI»,
  • в появившемся окне «просмотр-ввод списка IMEI» нажимаете клавишу F5,
  • выбираете из списка IMEI, соответствующий отгружаемому телефону,
  • закрываете данное окно и записываете изменения. (Таким же способом вводится информация про номер IMEI каждого товара в счете, имеющего заводской номер.)
• Распечатать накладную. Для этого нажать знак принтера (кнопка «Печать документа») и в появившемся окне «Реквизиты ТТН» внести все необходимые для выписки ТН данные:
  • в строке «Грузоотправитель» автоматически проставляются реквизиты вашей ТТ;
  • в строке «Грузополучатель» автоматически проставляются реквизиты компании-покупателя;
  • в строке «Основание (договор)» необходимо прописать № с/ф и дату ее выписки (при отгрузке ТМЦ или услуг компаниям-нерезидентам дополнительно еще в скобках указать № договора на поставку и дату его заключения);
  • в строке «Цель приобретения» необходимо выбрать из списка цель, например, «Для собственного производства и (или) потребления»;
  • в строке «Прейскурант» указать № действующего прейскуранта и дату его введения;
  • при получении товара по доверенности в строке «Доверенность» указывается № доверенности и дата ее выписки. В строке «ФИО, должность» прописываются в следующем порядке должность, фамилия, имя, отчество доверенного лица. Строка «Принял» не заполняется;
  • при получении товара руководителем организации без доверенности (обязательно наличие удостоверения руководителя и печати организации), строка «Доверенность» не заполняется. В строке «ФИО, должность» в определенном порядке прописываются должность, фамилия, имя, отчество полностью руководителя организации. В строке «принял» прописываются должность, фамилия, имя, отчество руководителя;
  • в строке «Разрешил» прописывается должность и фамилия, имя, отчество полностью руководителя ТТ;
  • в строке «Сдал» прописывается должность, фамилия, имя, отчество полностью сотрудника ТТ, выписывающего ТН;
  • после заполнения всех необходимых строк в меню «Реквизиты ТТН», необходимо нажать кнопку «Печать по свободной форме»;
  • в появившемся списке шаблонов документов выбрать соответствующий вашему бланку накладной шаблон (для печати на бланке ТН — шаблон «Вертикальная ТН с ННП» для отгрузки товара, шаблон «Товарная накладная (ТН)» — для отгрузки услуг). Для выбора соответствующего шаблона необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter и в появившемся списке выбрать меню «Просмотр»;
  • проверить правильность заполнения ТН и при отсутствии ошибок отправить ее на печать.

Сформированная накладная автоматически перемещается в меню «Розница», «Продажа по б/н расчету», «Реестр документов по отгрузке ТМЦ» (накладные на отгрузку товара) или «Реестр документов по отгрузке услуг» (накладные на отгрузку услуг).